Veel verenigingen hebben goed nagedacht over alles dat maar van belang is bij het functioneren van hun vereniging. Vaak is er een technisch beleidsplan, een jeugdbeleidsplan en zelfs een doortimmerd vrijwilligersbeleid. De enigszins professioneel opererende vereniging voert zelfs een PR- en mediabeleid, zodat de buitenwereld geïnformeerd wordt over het reilen en zeilen van de vereniging. Maar hoe zit het met de interne communicatie? Maar al te vaak blijkt dat een ondergeschoven kindje te zijn. Ten onrechte, want goede interne communicatie werkt als olie tussen de raderen en versoepelt de samenwerking binnen een vereniging.

Tal van verenigingen hebben zo langzamerhand een zekere mate van professionalisering doorgevoerd. Maat wat vaak vergeten wordt is de communicatie binnen de eigen vereniging. Toch is dat van groot belang voor het functioneren van een club. De wijze waarop de interne communicatie al dan niet geregeld is, kan net het verschil tussen falen of slagen betekenen. Interne communicatie kan zonder overdrijven worden gezien als de olie die de raderen van een organisatie soepel laat draaien.

Goede interne communicatie houdt medewerkers betrokken bij de vereniging, draagt bij aan de acceptatie van beslissingen die worden genomen, zorgt voor helderheid en werkt mede daardoor positief door op de sfeer binnen de vereniging. Goede communicatie is ondersteunend voor het vrijwilligersbeleid. De volgende 5 stappen kunnen wellicht een bijdrage leveren voor het opzetten van goed communicatieplan voor de vereniging. 

Besef het belang van interne communicatie
Goede interne communicatie gaat verder en dat uitgeven van een clubblad of het hebben van een website. Vooral verenigingen die een duidelijk organisatieschema hanteren, moeten beseffen dat de lijntjes tussen de verschillende blokken in dat schema, niet alleen hiërarchische verhoudingen aangeven, maar ook communicatielijntjes zouden moeten zijn.
Een tweede aspect dat een bestuur zich moet realiseren is dat interne communicatie om een budget vraagt. Het uitgeven van een clubblad of het in stand houden van een website kost nu eenmaal geld. Weliswaar kunnen daar advertentieopbrengsten tegenover staan, maar die zullen hoogstens de kosten wat kunnen drukken. Het is niet verstandig om de illusie te hebben om aan interne communicatie ook nog te verdienen. 

Doelstelling formuleren
Eigenlijk kan het primaire doel van de interne communicatie heel simpel worden geformuleerd: alle betrokkenen zullen tijdig op de hoogte moeten worden gehouden van alle informatie die vuur hun functioneren binnen de vereniging nodig is. Dit doel kan vooral in een grote vereniging veelomvattend zijn. Juist daarom is het belangrijk om een beeld te krijgen van de informatiestromen binnen de organisatie. Zeker voor vereniging die beseffen dat de interne communicatie nog niet optimaal is, verdient het aanbeveling om in alle rust aan een intern communicatieplan te werken. Daarbij kan bijvoorbeeld als doen worden geformuleerd: ervoor zorgen dat over twee jaar alle communicatielijnen tussen de verschillende geledingen binnen de vereniging optimaal verlopen. 

Doelgroepen inventariseren
In het verlengde van de algemene doelstelling, en daar sterk mee verwezen, ligt het bepalen van de verschillende doelgroepen binnen een vereniging en de richting waarin de communicatie verloopt. Let op: vaak is er spraken van twee richtingen. Immers, een bestuur zal de behoefte voelen om informatie over te dragen aan commissies, maar ook andersom. En een wedstrijdcommissie wil laten weten welke teams waar en hoe laat spelen, maar wil uiteindelijk ook de uitslag van die wedstrijd. Bovendien zal die commissie die uitslagen weer willen doorgeven aan de clubbladredactie of de websitebeheerder. Kortom, tussen de verschillende geledingen bestaat niet alleen verticale maar ook horizontale en zelfs kruislingse lijnen. Door hierin structuur aan te brengen wordt helderheid verkregen. Nog een waarschuwing: in een vereniging met actieve leden bestaan er ook veel informele contacten. Deze zijn niet te regisseren. Om er zeker van te zijn dat relevante informatie de juiste doelgroepen op tijd bereikt, mag een vereniging niet vertrouwen op die informele contacten. 

Verantwoordelijkheden vastleggen
Wanneer duidelijk is hoe de communicatielijnen binnen een vereniging lopen, zullen diverse mensen binnen de vereniging een communicatietaak toegewezen moeten krijgen. Soms ligt dat erg voor de hand. Zo zal een jeugdcommissie normaal gesproken met het verenigingsbestuur communiceren via het bestuurslid dat jeugdzaken beheert. Vaak maakt deze bestuurder ook deel uit van de jeugdcommissie en hoeft communicatie geen probleem te zijn. Het wordt wat anders als er besluiten worden genomen waarvan alle jeugdleden op de hoogte moeten zijn. Dan is het zaak dat de verantwoordelijke man of vrouw over een besluit een stukje schrijft en dat aan de clubbladredactie stuurt. Overal in de organisatie waar een communicatiebehoefte of noodzaak geformuleerd wordt, zal iemand daarvoor verantwoordelijk moeten worden gesteld. Wellicht moet dat zelfs worden geformaliseerd in een taakomschrijving, inclusief het tijdstip waarop de gewenste communicatie uiterlijk plaats dient te vinden. Het heeft bijvoorbeeld weinig zin om een maand na dato nog eens met de uitslagen van het zesde elftal op de proppen te komen. 

Welke communicatiemiddelen gaan we inzetten?
Als duidelijk is welke medewerker verantwoordelijk is voor welke communicatie wordt het tijd om de middelen te bekijken. Voor de hand liggen het clubblad en een internetsite maar deze media worden door alle leden geraadpleegd. Dat wil niet zeggen dat je niet een aantal pagina’s in een clubblad kunt gebruiken voor bijvoorbeeld de kantinemedewerkers, maar vooral als het om onderwerpen gaat die gevoelig liggen zou een meer persoonlijke communicatie voor de hand liggen. E-mail kan bijvoorbeeld een krachtig medium zijn, maar vergewis u er dan wel van dat alle leden van een doelgroep over mailfaciliteiten beschikken en deze ook werkelijk gebruiken. Andere communicatiemiddelen die goed kunnen werken zijn prikborden, een spreekuur van het bestuur en groepsvergaderingen voor leiders en/of trainers. Het gekozen middel moet echter steeds passen bij de boodschap die uitgedragen moet worden. Bedenk steeds goed de voor- en nadelen van ieder communicatiemiddel. 

Tot slot
Maak onderscheid tussen incidentele en structurele communicatie. Bedenk steeds wat absoluut aan wie duidelijk moet worden gemaakt. Maak daarbij onderscheid tussen incidentele en structurele communicatie. Bedenk ook dat communicatie nodig is op alle niveaus binnen de vereniging en tot de taak behoort van iedere commissie of losse functionaris. 

Wilt u hulp bij het maken van een communicatieplan? Het bondsbureau biedt gratis ondersteuning! U kunt contact opnemen met de afdeling Verenigingsondersteuning & Opleidingen, Margriet Post, Telefoon: 030-6057531 of per e-mail margrietpost@knzb.nl